Каждое мероприятие в области охраны труда должно быть тщательно задокументировано. От внедрения системы ОТ до любого инструктажа – каждое событие необходимо зафиксировать удостоверяющим документом – актом. Эти акты позволяют проверяющим организациям убедиться в том, что система охраны труда на предприятии работает в полном соответствии с действующим законодательством. А вот отсутствие необходимых документов может привести к определенным юридическим последствиям.
Разобраться во всем многообразии документации в сфере охраны труда непросто – требуются особые знания и большой опыт работы в этой сфере, а также возможность отслеживать последние изменения в ней. Вы можете не заниматься этим вопросом самостоятельно – вы можете получить разработку документов по охране труда компании, которая предоставляет данную услугу «под ключ».
Основные документы
Существует определенный законодательный минимум – список актов и других документов, которые должны быть у любой организации. Крупное предприятие или офис со штатом менее 10 человек – не имеет значения, эти документы необходимо подготовить.
Первый и самый важный из таких документов – это Положение о СУОТ и приказ о его утверждении. Это базовый документ, который регламентирует работу системы управления охраной труда (СУОТ). Этот документ включает в себя следующие разделы и пункты:
- общий порядок работы этой системы;
- порядок разработки, планирования и проведения процедур в области ОТ на предприятии;
- контроль реализации и анализ эффективность проведенных мероприятий;
- планирование и внедрение улучшений системы ОТ.
Не менее важным является Положение о службе охраны труда. Если специалист по ОТ один, то требуется его должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность ответственного.
Далее следует Политика в области ОТ – публичная декларация, которая является гарантией того, что работодатель намерен выполнять свои обязанности в области охраны труда, сохранения жизни и здоровья сотрудников.
К этим документам прилагается программа производственного контроля, отчет об оценке профессиональных рисков и журнал учета проверок состояния ОТ. Каждая проверка должна быть подтверждена отдельным актом.
В соответствии со спецификой деятельности предприятия требуются стандарты безопасности в соответствии с отраслевыми особенностями предприятия и правила ОТ. Для каждой специфики существует отдельный перечень нормативно-правовых актов.
Основа действительно эффективной и функционирующей СУОТ – проведение обучающих мероприятий: инструктажей и обучающих программ, а также контроль освоения знаний путем проведения экзаменов. Каждое обучающее мероприятие должно быть зарегистрировано в журнале, каждый прошедший его работник должен поставить подпись в таком журнале. Программу проведения инструктажа также необходимо задокументировать.
При наличии сотрудников, подлежащих предварительным или периодическим медицинским осмотрам, необходимо подготовить:
- поименный список таких сотрудников;
- календарный график осмотров;
- документ, подтверждающий факт ознакомления сотрудников с графиком;
- акты учета выданных направлений.
Выполнение рабочих задач требует использования средств индивидуальной защиты? Потребуются нормы их выдачи, декларации соответствия для приобретенных организацией СИЗ, а также документы учета выдачи – что, кому, когда, в каком количестве.
Роль документации в охране труда
От правильного оформления документов зависит не только соответствие деятельности организации действующему законодательству, но и реальная безопасность работников в процессе их трудовой деятельности. Это не только юридическое требование, но и основа для создания безопасного и эффективного рабочего места. Подходя к этому процессу серьезно и систематически, компания может значительно снизить риски производственного травматизма и способствовать созданию здоровой организационной культуры.
Следует регулярно проводить специальную оценку условий труда – она проводится с целью выявления вредных или опасных условий. Проведение такого мероприятия должно быть задокументировано путем составления отчета и графика проверки, а также перечня рабочих мест, для которых была проведена оценка. Итог проверка – документ с результатами идентификации, декларация соответствия условий труда нормативным требованиям или план мероприятий по их улучшению.
